Die Übernahme eines bereits laufenden Projekts von einem anderen Projektleiter stellt eine besondere Herausforderung dar. Was ist das Besondere an dieser Situation?
1) Informations-Rückstand
Du startest zunächst mit weniger Projektwissen als das Team. Viele Entscheidungen wurden bereits getroffen - ohne deine Beteiligung, und die Hintergründe sind möglicherweise nicht dokumentiert.
2) Erwartungshaltungen und Momentum
Die Stakeholder haben bereits Vorstellungen vom Projekt, und das Team hat sich an einen bestimmten Führungsstil gewöhnt. Das Projekt hat bereits eine Richtung - Änderungen könnten auf Widerstand stoßen.
3) Welpenschutz-Phase
Während einer kurzen Zeit nach der Übernahme hast du aufgrund deiner Situation als Neu-Einsteiger besondere Möglichkeiten:
• Du kannst kritische Fragen stellen, die für einen etablierten Projektleiter als Schwäche ausgelegt werden könnten.
• Du darfst Einschätzungen deines Vorgängers kritisch hinterfragen. Damit hast du die Chance, den Projektstatus neu zu bewerten, ohne selbst dafür verantwortlich gemacht zu werden.
• Du kannst als "Neuling" Prozesse und Annahmen hinterfragen, die das Team als selbstverständlich betrachtet.
Dieser Zeitraum dauert typischerweise 2-8 Wochen - je nach Projektgröße. Nutze ihn bewusst, denn danach bist du voll verantwortlich.
Hier ein paar Tipps für die erste Zeit nach der Übernahme:
Übergabe
Führe wenn möglich ausführliche Gespräch mit deinem Vorgänger, und spreche mit den Teammitgliedern. Stelle viele Fragen, auch vermeintlich einfache, und dokumentiere deine Erkenntnisse. Arbeite alle Projektdokumente systematisch durch – insbesondere die Statusberichte. Falls es keine Statusberichte gibt, spreche das offen in deiner ersten Status-Besprechung an.
Stakeholder-Analyse
Erstelle eine Stakeholder-Analyse wie im Abschnitt weiter oben besprochen, und führe Einzelgespräche mit den Schlüsselpersonen. Versuche die Erwartungshaltungen zu verstehen und Risiken zu erfragen.
Termin und Kosten kritisch hinterfragen
Nutze das "Neulings-Privileg" für eine unvoreingenommene Prüfung, falls notwendig stelle den bisher berichteten Status und die Prognosen in Frage. Fertige eine eigene, realistische Einschätzung zu Terminen und Kosten an und bespreche deine Einschätzung zum Projektstatus mit dem Team.
Falls es Abweichungen zum bisher berichteten Status gibt ist Fingerspitzengefühl gefragt – bespreche dich mit den wichtigen Stakeholdern und Teammitgliedern in Einzelgesprächen und hole dir Rückendeckung. Dann erst kommuniziere deine Erkenntnisse in der nächsten Projektstatus-Besprechung.
Die Chance bisherige Gewissheiten in Frage zu stellen, hast Du nur am Anfang. Nach einigen Wochen bist Du voll verantwortlich für alle Zusagen.
Teamdynamik
Und schließlich: Achte auf die Teamdynamik und beobachte zunächst die bestehenden Arbeitsweisen. Erkenne die bisherigen Leistungen des Teams an, und führe Änderungen behutsam ein. Aber scheue dich auch nicht Dinge zu ändern, falls das für den Projekterfolg notwendig ist.