Wieviel Planung ist notwendig?
Bei uns im Team gibt es Diskussionen: Die einen wollen einen detaillierten Ablaufplan mit allen Aufgaben, die anderen sagen, das sei überflüssige Bürokratie.
Wie finde ich das richtige Maß an Detailtiefe?
Liebe/r Projektleiter/in, dieser Konflikt zwischen "Planungsfreunden" und "Planungsskeptikern" ist ein absoluter Klassiker! Die gute Nachricht: Beide Seiten haben teilweise recht.
Das richtige Maß findest du mit diesen Leitlinien:
- Orientiere dich am Projektzweck:
- Kritisches Kundenprojekt: Mehr Detail nötig
- Internes Verbesserungsprojekt: Weniger Detail oft ausreichend
- Compliance-relevantes Projekt: Detaillierte Dokumentation Pflicht
- Nutze die "Planungsebenen":
- Ebene 1: Grober Phasenplan für Management (5-10 Einträge)
- Ebene 2: Arbeitspaket-Ebene für Projektleitung (20-50 Einträge)
- Ebene 3: Detailaufgaben für Teammitglieder (bei Bedarf)
- Wende die "Drei-Wochen-Regel" an:
- Plane die nächsten ca. 3 Wochen detailliert
- Spätere Phasen bleiben grober
- Detailliere nach, wenn die Zeit näher rückt ("Rolling Wave Planning")
- Frage: "Was bringt mir dieses Detail?"
- Hilft es bei der Koordination? → Behalten
- Dient es nur der Vollständigkeit? → Weglassen
- Brauche ich es für Risikomanagement? → Behalten
- Unterscheide nach Projektphase:
- Anfangsphase: Grober Plan reicht
- Kritische Phase: Mehr Detail nötig
- Routine-Phase: Weniger Detail ausreichend
Praktischer Kompromiss für dein Team:
- Erstellt gemeinsam einen "Basis-Ablaufplan" mit ca. 20-30 Hauptaufgaben
- Jeder Teamleiter kann für seinen Bereich detaillierter planen (wenn gewünscht)
- Besprecht nur die Hauptebene in Teammeetings
- Details werden bilateral oder in Kleingruppen geklärt
Ein bewährter Trick: Lass die "Planungsskeptiker" mal eine Woche ohne Plan arbeiten und die "Planungsfreunde" mit einem überdetaillierten Plan. Beide werden schnell die Nachteile ihrer Extreme erkennen!
Die Faustregel: So viel Detail wie nötig, so wenig wie möglich. Ein Plan soll helfen, nicht behindern.
Hinweise für Mitleser:
- Dieses Forum ergänzt den Kurs "Projekte planen mit Excel", der auch die genannten Excel Vorlagen enthält. Weitere Infos dazu gibt es -> hier
- Hier geht es zum entsprechenden Abschnitt im Kurs: Ablaufplan erstellen