Zitat von Tom am Mai 12, 2025, 21:46 Uhr

Die Aktualisierung des Ablaufplans sollte effizient sein und echten Mehrwert bieten:

1. Regelmäßige, aber maßvolle Updates
   • Plane feste Zeitpunkte für Updates ein, z.B. wöchentlich
   • Fokussiere auf wesentliche Änderungen: verschobene Termine, neue/entfallene Aufgaben
2. Statusaktualisierung systematisieren
   • Nutze die Statusspalte (z.B. "nicht begonnen", "in Arbeit", "fertig"…)
   • Bei Bedarf nutze die Fortschrittsspalte in Prozent
   • Markiere abgeschlossene Aufgaben farblich
3. Selektive Tiefe
   • Aktualisiere detailliert nur den unmittelbar anstehenden Zeitraum (z.B. nächste 2-4 Wochen)
   • Behalte für weiter entfernte Zeiträume eine gröbere Planung bei
4. Effiziente Datensammlung
   • Sammle Statusupdates während regulärer Meetings
   • Nutze kurze Stand-up-Meetings speziell für Statusaktualisierungen

Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Marketing-Team plant eine Kampagne mit mehreren Elementen über drei Monate. Statt jede kleine Änderung sofort im Ablaufplan zu aktualisieren, sammelt die Projektleiterin Updates in einem 15-minütigen wöchentlichen Stand-up-Meeting und pflegt danach den Plan. Für die nahe Zukunft (nächste zwei Wochen) wird der Plan detailliert gepflegt, für die späteren Phasen werden nur größere Verschiebungen berücksichtigt. Eine Ampel-Farbkodierung (grün=im Plan, gelb=gefährdet, rot=verzögert) gibt schnell Überblick über den Status.

Hinweise für Mitleser:

• Dieses Forum ergänzt den Kurs "Projekte planen mit Excel", der auch die genannten Excel Vorlagen enthält. Weitere Infos dazu gibt es -> hier
• Hier geht es zum entsprechenden Abschnitt im Kurs: Projekt überwachen: Fortschritt messen
• Zusätzlich hilfreich: Am Ball bleiben: Das tägliche Standup