Wie die richtige Detailtiefe für Aufgaben finden?

#1 · Mai 12, 2025, 21:23

Wie finde ich die richtige Detailtiefe für meine Aufgaben?

Ich neige dazu, alles sehr kleinteilig zu planen, und ende dann mit einer unübersichtlichen Liste von über 50 Aufgaben.

#2 · Mai 12, 2025, 22:02

Liebe Maria, die "richtige" Granularität zu finden ist tatsächlich eine Kunst! Hier einige bewährte Faustregeln:

Die 8/8-Regel aus dem Kurs beachten: Etwa 1-8 Vorgänge pro Projekt und 2-8 Aufgaben pro Vorgang
1-10-Tage-Regel: Eine einzelne Aufgabe sollte in der Regel nicht länger als 1-10 Arbeitstage dauern
Verantwortlichkeitsprinzip: Eine Aufgabe sollte idealerweise von einer Person verantwortet werden können
Kontrollierbarkeit: Der Fortschritt sollte messbar sein

Wenn du merkst, dass deine Liste zu lang wird:

Gruppiere ähnliche Aufgaben zu größeren Einheiten
Frage dich: "Muss ich diese Detailebene wirklich als separate Aufgabe führen oder sind das eher Arbeitsschritte innerhalb einer Aufgabe?"
Überlege, ob manche Details erst auf der Ebene der Aufgabenbeschreibung relevant sind

Ein praktischer Tipp aus meiner Erfahrung: Halte "To-Do-Listen" und "Projektaufgaben" getrennt. Nicht jeder kleine Arbeitsschritt muss in der Projektplanung erscheinen. Die Projektebene sollte Übersicht schaffen, während die Details in der Aufgabenbeschreibung oder deiner persönlichen To-Do-Liste stehen können.

Hinweise für Mitleser:

Dieses Forum ergänzt den Kurs "Projekte planen mit Excel", der auch die genannten Excel Vorlagen enthält. Weitere Infos dazu gibt es -> hier
Hier geht es zum entsprechenden Abschnitt im Kurs: Aufgaben-Liste
Zusätzlich hilfreich: Aufgabenliste ergänzen