Vorgang oder Aufgabe?
Ich tue mich schwer damit zu entscheiden, was in meinem Projekt ein Vorgang und was eine Aufgabe sein sollte.
Manchmal scheint mir ein Thema zu klein für einen eigenen Vorgang, aber zu komplex für eine einfache Aufgabe. Gibt es Daumenregeln oder konkrete Beispiele, die mir helfen können, diese Einteilung besser zu treffen? Ich will vermeiden, dass meine Projektstruktur zu unübersichtlich oder zu oberflächlich wird.
Die Unterscheidung zwischen Vorgängen und Aufgaben ist nicht immer eindeutig. Hier sind einige Anhaltspunkte:
Ein Thema ist eher ein Vorgang, wenn:
- Es mehrere Einzelschritte umfasst
- Verschiedene Personen daran arbeiten
- Es sich über einen längeren Zeitraum erstreckt
- Der genaue Ablauf nicht komplett im Voraus planbar ist
Ein Thema ist eher eine Aufgabe, wenn:
- Es in einem Zug erledigt werden kann
- Es von einer Person bearbeitet wird
- Es in ein oder zwei Treffen/Arbeitsterminen abgeschlossen werden kann
Beispiel aus dem Kurs: "Vorträge organisieren" ist ein Vorgang, da hier mehrere Schritte und möglicherweise mehrere Personen involviert sind. "Raumplanung festlegen" ist hingegen eine Aufgabe, da dies in einem oder zwei Treffen erledigt werden kann.
Bei der Strukturierung von Projekten in Vorgänge und Aufgaben passieren häufig folgende Fehler:
- Inkonsistente Detaillierung: Einige Bereiche werden sehr fein, andere sehr grob strukturiert
- Ungleichgewicht: Manche Vorgänge enthalten 20+ Aufgaben, andere nur eine - das deutet auf eine falsche Hierarchieebene hin
- Vermischung von Vorgängen und Aufgaben: Themen werden auf der falschen Ebene eingeordnet
- Zeitliche Unschärfe: Vorgänge sollten einen zeitlichen Zusammenhang haben; weit auseinanderliegende Aktivitäten gehören eventuell in unterschiedliche Vorgänge
- Fehlende Dynamik: Die Projektstruktur wird zu Beginn festgelegt und nie wieder angepasst
Gutes Projektmanagement erfordert eine regelmäßige Überprüfung der Struktur. Du musst die für Dich passende Struktur herausfinden, und im Laufe des Projekts nach Bedarf anpassen.
Hinweise für Mitleser:
- Dieses Forum ergänzt den Kurs "Projekte planen mit Excel", der auch die genannten Excel Vorlagen enthält. Weitere Infos dazu gibt es -> hier
- Hier geht es zum entsprechenden Abschnitt im Kurs: Aufgaben-Liste
- Zusätzlich hilfreich: Aufgabenliste ergänzen