Unser Projekt-Abschluss wird nix
Unser Projekt neigt sich dem Ende zu, aber es fühlt sich nicht nach einem richtigen Abschluss an. Viele Kleinigkeiten sind noch offen, das Team ist schon mental beim nächsten Projekt, und der Kunde wartet ungeduldig.
Wie bringe ich das zu einem sauberen Ende?
Liebe/r Fast-fertig-Projektleiter/in - die berüchtigte "Projekt-Auslaufphase"! Wenn die Energie nachlässt, aber der Teufel im Detail steckt.
Hier ein paar Tipps für einen guten Abschluss:
- Erstelle eine "Definition of Done":
- Was genau muss erledigt sein für den Abschluss?
- Unterscheide: Must-have vs. Nice-to-have
- Stimme das mit allen Stakeholdern ab
- Führe einen "Endspurt-Workshop" durch:
- Sammle ALLE offenen Punkte
- Priorisiere gemeinsam
- Verteile klare Verantwortlichkeiten
- Setze finale Deadlines
- Mache den Abschluss sichtbar:
- Countdown-Kalender
- Tägliche kurze "Abschluss-Stand-ups"
- Fortschrittsvisualisierung: "Noch 23 offene Punkte"
- Nutze die "80/20-Regel":
- Welche 20% der offenen Punkte haben 80% Impact?
- Fokussiere darauf
- Rest: Dokumentieren für "Phase 2" oder "Wartung"
- Motiviere mit dem Zielbild:
- "In 2 Wochen können wir stolz zurückblicken"
- Plane eine kleine Abschlussfeier
- Erinnere an die Projekterfolge
- Strukturiere die Übergabe:
- Klare Übergabeprotokolle
- Dokumentation fertigstellen
- Schulungen durchführen
- "Lessons Learned" Session planen
- Kommuniziere den Status klar:
- An Kunden: "Diese 5 Punkte sind noch offen, Plan: ..."
- An Team: "Noch X Tage fokussierte Arbeit, dann geschafft!"
- Transparenz reduziert Druck
- Der "Clean-up Friday":
- Jeden Freitag 2h für Aufräumarbeiten
- Dokumentation, Archivierung, kleine Fixes
- Verhindert Aufgabenberg am Ende
Wichtig: Ein sauberer Abschluss prägt die Erinnerung an das gesamte Projekt! "Fast fertig" ist nicht fertig.
Ein Tipp: Erstelle eine visuelle "Abschluss-Checkliste" und hake gemeinsam ab. Das motiviert und gibt ein Gefühl von Fortschritt.
Wie viele offene Punkte habt ihr aktuell? Sind sie kategorisiert?
Hinweise für Mitleser:
- Dieses Forum ergänzt den Kurs "Projekte planen mit Excel", der auch die genannten Excel Vorlagen enthält. Weitere Infos dazu gibt es -> hier
- Hier geht es zum entsprechenden Abschnitt im Kurs: Das Projekt abschließen
- Zusätzlich hilfreich: Wichtiges im Blick behalten: Die LOP