Schon wieder neue Anforderungen
Unser Ablaufplan war perfekt - bis der Kunde plötzlich eine neue Anforderung hatte. Jetzt muss ich alles umplanen.
Gibt es einen effizienten Weg, Änderungen in den bestehenden Ablaufplan einzuarbeiten?
Liebe/r Projektleiter/in, willkommen im Club! "Der Kunde hat noch eine Idee…“. Änderungen während des Projekts sind eher die Regel als die Ausnahme. Hier ein systematischer Ansatz für effiziente Anpassungen:
- Erst analysieren, dann ändern:
- Was genau ist die neue Anforderung?
- Welche bestehenden Aufgaben sind betroffen?
- Welche neuen Aufgaben entstehen?
- Nutze die "Einfügepunkt-Methode":
- Identifiziere, wo im aktuellen Ablauf die Änderung "eingehängt" werden muss
- Prüfe: Kann die neue Aufgabe parallel zu bestehenden laufen oder muss sie in die Sequenz?
- Markiere im Plan: "Hier kommt Neues dazu" und "Das wird geändert"
- Bewerte die Auswirkungen systematisch:
- Liegt die neue Aufgabe auf dem kritischen Pfad?
- Welche Ressourcen werden zusätzlich benötigt?
- Welche Folgeanpassungen sind nötig?
- Arbeite mit Versionen:
- Speichere den aktuellen Plan als "Version 1.0"
- Erstelle "Version 1.1" mit der Änderung
- So kannst du leicht zeigen, was sich geändert hat
- Kommuniziere die Delta-Analyse:
- "Die neue Anforderung bedeutet: +3 Wochen Laufzeit, +2 Personen für 10 Tage"
- Visualisiere: Alter Plan vs. Neuer Plan
- Zeige klar auf, was die Änderung kostet (Zeit, Geld, Ressourcen)
- Nutze es als Chance für Optimierung:
- Manchmal eröffnen Änderungen neue Möglichkeiten
- "Wenn wir schon dabei sind, könnten wir auch gleich..."
- Aber Vorsicht vor Scope Creep!
Ein praktischer Tipp: Führe ein "Änderungsprotokoll" - eine simple Tabelle mit Datum, Änderung, Auswirkung, Entscheidung. Das hilft später bei der Projektanalyse enorm.
Wichtig ist auch gelassen zu bleiben - Flexibilität ist eine Kernkompetenz im Projektmanagement. Ein Plan, der sich anpassen lässt, ist besser als ein starrer "perfekter" Plan. Wie gravierend ist die Änderung in deinem Fall? Betrifft sie den kritischen Pfad?
Hinweise für Mitleser:
- Dieses Forum ergänzt den Kurs "Projekte planen mit Excel", der auch die genannten Excel Vorlagen enthält. Weitere Infos dazu gibt es -> hier
- Hier geht es zum entsprechenden Abschnitt im Kurs: Änderungs-Management
- Zusätzlich hilfreich: Liefertermin und kritischer Pfad