Zitat von Gelöschter Benutzer am Mai 13, 2025, 21:08 Uhr

Liebe/r Zeit-Jongleur/in, die mysteriöse Zeitverdunstung! Du bist nicht allein - PM-Zeit ist wie Schokolade im Büro: Kaum da, schon weg.

Hier meine Strategien zum Zeitschutz:

1. Behandle PM-Zeit wie Kundentermine:
   • Blockiere im Kalender als "Meeting mit mir selbst"
   • Nicht verschiebbar, nicht optional
   • "Sorry, da habe ich schon einen Termin"
2. Nutze die "Bürgersprechstunden":
   • Feste Zeiten für Ad-hoc-Fragen
   • Z.B. 11-11:30 und 16-16:30
   • Außerhalb: "Komm bitte zu den offenen Zeiten"
3. Implementiere die "Notfall-Definition":
   • Was ist wirklich ein Notfall?
   • Definiere mit dem Team: Produktionsausfall = Ja, Frage zu Feature = Nein
   • Meistens sind "Notfälle" nur dringend wirkende Normalfälle
4. Schaffe physische Barrieren:
   • Kopfhörer = "Bitte nicht stören"
   • Arbeit im Meetingraum/Home Office
   • Statusnachricht: "Deep Work bis 10 Uhr"
5. Der frühe Vogel-Trick:
   • Starte 30-60 Min früher
   • Ruhe vor dem Sturm nutzen
   • Oder: Abends, wenn alle weg sind
6. Batch-Processing für Anfragen:
   • Sammle Fragen, beantworte gebündelt
   • 3x täglich E-Mails statt ständig
   • Teams/Slack: Benachrichtigungen aus!
7. Delegiere die Erstberatung:
   • Bestimme einen "Deputy" für Erstfragen
   • "Sprich erst mit Anna, wenn sie nicht weiterkommt, komm zu mir"
   • Viele Fragen lösen sich von selbst
8. Visualisiere die Kosten:
   • Mache die Auswirkungen sichtbar
   • Menschen respektieren, was sie verstehen
9. Nutze die "Zwei-Minuten-Regel":
   • Dauert es unter 2 Min? → Sofort erledigen
   • Länger? → Auf die Liste für PM-Zeit
   • Verhindert Aufgabenstau

Tipp: Die "Projekt-Ampel" an der Tür:

• Rot: Absolut nicht stören
• Gelb: Nur bei echten Notfällen
• Grün: Komm rein

Denk dran: Du schützt nicht deine Zeit, sondern die Projektqualität! Ohne PM-Arbeit wird das Projekt leiden.

An welchen Tagen/Uhrzeiten wirst du am meisten unterbrochen? Gibt es ein Muster?

Hinweise für Mitleser:

• Dieses Forum ergänzt den Kurs "Projekte planen mit Excel", der auch die genannten Excel Vorlagen enthält. Weitere Infos dazu gibt es -> hier
• Hier geht es zum entsprechenden Abschnitt im Kurs: Das Projekt weiterbringen: Next Step
• Zusätzlich hilfreich: Am Ball bleiben: Das tägliche Standup