Mein Ablaufplan passt nicht mehr zur Wirklichkeit

#1 · Mai 13, 2025, 05:44

In unserem Ablaufplan sieht alles logisch aus, aber in der Realität läuft es ganz anders. Die Leute fangen mit Aufgaben an, die laut Plan noch gar nicht dran sind, oder warten nicht auf Vorarbeiten.

Wie bringe ich Plan und Realität zusammen?

#2 · Mai 13, 2025, 07:34

Liebe/r Projektleiter/in, diese Diskrepanz zwischen "Plan-Welt" und "Real-Welt" ist einer der häufigsten Herausforderungen beim Projektmanagement. Hier einige Gründe und Lösungsansätze:

Verstehe erstmal das "Warum":
- Warum weichen die Leute vom Plan ab?
- Sind die Abhängigkeiten nicht klar kommuniziert?
- Gibt es praktische Gründe für die Abweichung?
- Kennen alle überhaupt den Plan?
Überprüfe die Planungslogik:
- Ist dein Plan zu theoretisch?
- Hast du die Teammitglieder bei der Planung einbezogen?
- Spiegelt der Plan die echten Arbeitsabläufe wider?
Schaffe "Planungs-Ownership":
- Lass das Team den Ablauf mitgestalten
- Frage: "Wie würdet IHR die Aufgaben anordnen?"
- Menschen halten sich eher an Pläne, die sie miterstellt haben
Kommuniziere die Konsequenzen:
- "Wenn du mit Aufgabe B anfängst, bevor A fertig ist, passiert..."
- Zeige konkrete Probleme aus der Vergangenheit
- Mache Abhängigkeiten durch Beispiele greifbar
Führe "Abhängigkeits-Checks" ein:
- Bevor jemand eine Aufgabe startet: "Sind alle Voraussetzungen erfüllt?"
- Erstelle einfache Checklisten für kritische Übergabepunkte
- Definiere klare "Definition of Done" für Vorgängeraufgaben
Nutze Pull- statt Push-Prinzip:
- Statt "Du musst jetzt X machen" lieber "X ist jetzt verfügbar"
- Teams holen sich die nächste Aufgabe, wenn sie bereit sind
- Visualisiere verfügbare Aufgaben auf einem Kanban-Board
Akzeptiere sinnvolle Flexibilität:
- Manchmal hat die Abweichung gute Gründe

Hinweise für Mitleser:

Dieses Forum ergänzt den Kurs "Projekte planen mit Excel", der auch die genannten Excel Vorlagen enthält. Weitere Infos dazu gibt es -> hier
Hier geht es zum entsprechenden Abschnitt im Kurs: Projekt überwachen: Fortschritt messen
Zusätzlich hilfreich: Änderungs-Management