Lessons learned sind leider unbeliebt
Nach unserem letzten Projekt hat niemand die Ergebnisse oder Erfahrungen dokumentiert, und jetzt starten wir ein ähnliches Projekt fast bei Null.
Wie kann ich ein einfaches "Lessons Learned" einführen, das nicht als lästige Bürokratie empfunden wird?
Liebe/r Projektleiter/in, diese Situation kenne ich nur zu gut! Die fehlende Dokumentation von Projekterfahrungen ist ein übersehener Schatz - und trotzdem oft üblich.
Das Problem ist oft, dass "Lessons Learned" als formaler, bürokratischer Prozess am Projektende wahrgenommen wird, wenn alle schon mental beim nächsten Projekt sind. Hier einige Ideen für einen leichtgewichtigen, aber effektiven Ansatz:
- Kontinuierlich statt einmalig:
- Führe kurze "Mini-Retrospektiven" (15 Min) nach jedem Meilenstein ein
- Stelle drei einfache Fragen: "Was lief gut? Was war herausfordernd? Was machen wir nächstes Mal anders?"
- Mache es visuell und zugänglich:
- Nutze ein digitales Board (z.B. Trello) oder eine physische Pinnwand
- Verwende Post-its oder digitale Karten für Erkenntnisse - kurz und prägnant
- Kategorisiere nach Themen wie "Planung", "Kommunikation", "Technik" etc.
- Erzähle Geschichten statt trockener Fakten:
- "Als wir X gemacht haben, passierte Y, und wir haben daraus Z gelernt."
- Schaffe eine psychologisch sichere Umgebung:
- Betone, dass es nicht um Schuldzuweisungen geht
- Fange selbst an und teile offen eigene Fehler und Lernerfahrungen
- Mache es praktisch und handlungsorientiert:
- Jeder Punkt sollte zu einer konkreten Handlungsempfehlung führen
- Baue diese direkt in Vorlagen oder Checklisten für zukünftige Projekte ein
- Feiere Erfolge und Erkenntnisse:
- Erkenne an, wenn ein Problem durch eine frühere "Lesson Learned" vermieden wurde
Am Ende deines Projekts kannst du dann alle gesammelten Erkenntnisse in einer kurzen, prägnanten Dokumentation zusammenfassen. Aber das Wichtigste ist, dass diese Erkenntnisse bereits während des laufenden Projekts gesammelt und idealerweise schon angewendet wurden.
Welchen dieser Ansätze könntest du dir in deinem Team am ehesten vorstellen?
Hinweise für Mitleser:
- Dieses Forum ergänzt den Kurs "Projekte planen mit Excel", der auch die genannten Excel Vorlagen enthält. Weitere Infos dazu gibt es -> hier
- Hier geht es zum entsprechenden Abschnitt im Kurs: Das Projekt abschließen
- Zusätzlich hilfreich: Zusammenfassung Teil 2 und Checkliste