Ich soll mehrere Projekte gleichzeitig leiten…
Ich soll mehrere Projekte gleichzeitig leiten und verliere langsam den Überblick. Für alles ist zu wenig Zeit, und oft scheinen mehrere Themen gleich wichtig zu sein.
Wie priorisiere ich richtig zwischen den Projekten und stelle sicher, dass keines zu kurz kommt?
Liebe/r Multiprojektmanager/in, mehrere Projekte gleichzeitig zu jonglieren ist definitiv eine Herausforderung - ich kenne das aus eigener Erfahrung! Hier einige praktische Tipps, die dir helfen können, den Überblick zu behalten:
- Erstelle eine Projektportfolio-Übersicht: Trage alle Projekte mit ihren wichtigsten Eckdaten (Ziel, Endtermin, aktuelle Phase, nächste Meilensteine) in einer Tabelle zusammen. Das verschafft dir einen schnellen Überblick.
- Nutze das Eisenhower-Prinzip zur Priorisierung:
- Wichtig & dringend: Sofort selbst bearbeiten
- Wichtig & nicht dringend: Terminieren und vorbereiten
- Nicht wichtig & dringend: Wenn möglich delegieren
- Nicht wichtig & nicht dringend: Minimieren oder eliminieren
- Reserviere feste Zeitblöcke für jedes Projekt: Statt ständig zwischen den Projekten hin- und herzuspringen, arbeite fokussiert 2-3 Stunden an einem Projekt, bevor du zum nächsten wechselst.
- Delegiere konsequent: Stärke deine Teammitglieder, indem du ihnen mehr Verantwortung überträgst. Du musst nicht alles selbst machen!
- Standardisiere deine Prozesse: Verwende für alle Projekte die gleichen Vorlagen und Tools. Das spart Zeit und reduziert kognitive Belastung.
- Kommuniziere Kapazitätsgrenzen: Wenn du merkst, dass die Qualität leidet, sprich das offen mit deinen Vorgesetzten an und schlage Lösungen vor (z.B. Projekte staffeln, zusätzliche Ressourcen).
- Plane wöchentliche "Helicopter-Zeit": 90 Minuten, in denen du aus der Vogelperspektive alle Projekte betrachtest und Anpassungen vornimmst.
Denk immer daran: Auch eine gute Projektleitung hat begrenzte Kapazitäten. Es ist besser, drei Projekte erfolgreich abzuschließen als fünf nur mittelmäßig zu betreuen!
Wie viele Projekte managst du derzeit? Gibt es Möglichkeiten, einige zu bündeln oder zu staffeln?