Ich habe zu wenige Leute im Projekt
Habe die Planung gemacht wie im Kurs empfohlen, soweit so gut. Nun zeigt mein Ablaufplan Ressourcenengpässe - dieselben 2 Leute sollen an 5 Stellen gleichzeitig arbeiten. Aber mehr Personal bekommen wir nicht.
Wie löse ich diesen Konflikt?
Liebe/r Ressourcenjongleur/in, ein klassische Problem: Der Plan verlangt nach Supermenschen, die sich klonen können! Diese Situation kenne ich nur zu gut, und sie ist in vielen Unternehmen Realität. Hier einige praktische Lösungsansätze:
- Priorisiere die Aufgaben:
- Welche der 5 Aufgaben liegt auf dem kritischen Pfad?
- Was hat die größte Business-Auswirkung?
- Was muss wirklich JETZT gemacht werden?
- Nutze "Resource Leveling":
- Verschiebe nicht-kritische Aufgaben nach hinten
- Schaffe bewusst Pufferzeiten zwischen Aufgaben
- Plane Aufgaben sequenziell statt parallel
- Überprüfe die Aufwandsschätzungen:
- Sind wirklich 100% der Person nötig?
- Kann jemand mit 50% Einsatz unterstützen?
- Gibt es Aufgaben, die in Teilzeit erledigt werden können?
- Suche nach alternativen Lösungen:
- Kann ein Teil ausgelagert werden?
- Gibt es Werkzeuge, die Zeit sparen?
- Können erfahrene Kollegen Teilaufgaben übernehmen?
- Implementiere "Timeboxing":
- Person A arbeitet Mo-Mi an Aufgabe 1, Do-Fr an Aufgabe 2
- Klare Zeitfenster verhindern ständiges Hin- und Herspringen
- Transparenz für alle Beteiligten
- Schaffe einen "Ressourcenkalender":
- Visualisiere, wer wann an was arbeitet
- Markiere Überlastungen rot
- Zeige diese Visualisierung dem Management
Der wichtigste Schritt: Kommuniziere die Konsequenzen klar:
- "Mit den vorhandenen Ressourcen verlängert sich das Projekt um 6 Wochen"
- "Wir können Termin ODER Umfang halten, aber nicht beides"
- "Das Risiko für Burnout und Qualitätsprobleme steigt erheblich"
Manchmal hilft auch der "Realitäts-Check": Lass die betroffenen Mitarbeiter selbst einschätzen, was realistisch machbar ist. Oft sind sie ehrlicher als optimistische Planer.
Du könntest auch versuchen die Überlastung zu visualisieren - ein einfaches Balkendiagramm mit der Auslastung pro Person und Woche wirkt oft Wunder bei Entscheidern!
Hinweise für Mitleser:
- Dieses Forum ergänzt den Kurs "Projekte planen mit Excel", der auch die genannten Excel Vorlagen enthält. Weitere Infos dazu gibt es -> hier
- Hier geht es zum entsprechenden Abschnitt im Kurs: Das magische Dreieck: Inhalt, Kosten, Zeit
- Zusätzlich hilfreich: Risiken erkennen und managen