Die leidige LOP-Pflege
Ich habe eine "Liste offener Punkte" angelegt, aber sie wird immer länger und unübersichtlicher. Manche Punkte stehen seit Wochen drin, ohne dass sich was tut.
Wie halte ich die LOP aktuell und handhabbar?
Liebe/r LOP-Verwalter/in, das ist ein bekanntes Phänomen - aus der hilfreichen Übersicht wird schnell eine endlose Wunschliste, die niemand mehr überblickt.
Hier einige bewährte Strategien für eine lebendige, nützliche LOP:
- Führe eine "LOP-Bereinigung" durch:
- Gehe wöchentlich alle Einträge durch
- Frage bei jedem Punkt: "Ist das noch relevant?"
- Punkte, die seit 3+ Wochen unverändert sind, gehören auf den Prüfstand
- Unterscheide zwischen "aktiv" und "wartend":
- Aktive Punkte: Hier kann/muss jemand etwas tun
- Wartende Punkte: Warten auf externe Faktoren
- Lagere "wartende" Punkte in einen separaten Bereich aus
- Nutze die "3-Strikes-Regel":
- Wenn ein Punkt dreimal verschoben wurde ohne Fortschritt: neu definieren, delegieren oder eliminieren
- Manchmal ist "löschen" die ehrlichste Lösung
- Nutze die Status-Kategorien:
- Neu (diese Woche hinzugekommen)
- In Arbeit (es passiert was)
- Blockiert (klares Hindernis benannt)
- Review (fast fertig, nur noch Abnahme)
- Halte die Beschreibungen knapp:
- Maximal 1-2 Sätze pro Punkt
- Details gehören in Kommentare oder verlinkte Dokumente, z.B. die Aufgabenbeschreibung
- Führe einen "LOP-Review" im Team durch:
- 15 Minuten pro Woche
- Jeder sagt kurz, welche seiner Punkte noch relevant sind
- Gemeinsam entscheiden: Behalten, anpassen oder löschen
Der Schlüssel ist: Eine LOP ist ein Arbeitsinstrument, kein Archiv! Sie soll die aktuelle Arbeitssituation widerspiegeln, nicht die Projekthistorie dokumentieren.
Mein Tipp: Wenn deine LOP mehr als 20-30 aktive Punkte hat, ist sie zu groß. Dann brauchst du entweder mehrere thematische LOPs oder musst mehr priorisieren.
Hinweise für Mitleser:
- Dieses Forum ergänzt den Kurs "Projekte planen mit Excel", der auch die genannten Excel Vorlagen enthält. Weitere Infos dazu gibt es -> hier
- Hier geht es zum entsprechenden Abschnitt im Kurs: Wichtiges im Blick behalten: Die LOP
- Zusätzlich hilfreich: Das Projekt weiterbringen: Next Step