Alles einfach schneller abarbeiten…?
Ich habe den Ablaufplan erstellt und der kritische Pfad zeigt, dass wir 2 Monate zu spät fertig werden. Mein Chef sagt einfach "dann müssen halt alle Aufgaben schneller gehen".
Wie erkläre ich ihm, dass das so nicht funktioniert?
Liebe/r Projektleiter/in, diese Situation ist der Klassiker! "Einfach alles schneller machen" ist leider keine realistische Lösung - und tief im Inneren weiß dein Chef das vermutlich auch.
Hier mein Vorschlag für eine konstruktive Herangehensweise:
- Visualisiere den kritischen Pfad deutlich:
- Markiere ihn z.B. mit einer roten Umrandung im Ablaufplan => im Menü anwählen: Einfügen, dann Formen, dann z.B. ein Rechteck.
- Zeige konkret: "Diese 8 Aufgaben bestimmen unseren Endtermin"
- Erkläre: "Alle anderen Aufgaben haben Puffer und beeinflussen den Endtermin nicht"
- Bereite konkrete Optionen vor:
- Option A: "Wir können Aufgabe X und Y parallel statt nacheinander machen, wenn wir 2 zusätzliche Entwickler bekommen" (→ spart 3 Wochen)
- Option B: "Wir reduzieren Feature Z auf eine Basisversion" (→ spart 4 Wochen)
- Option C: "Wir verschieben Modul W in Phase 2" (→ spart 6 Wochen)
- Erkläre die Risiken von "einfach schneller":
- "Wenn wir die Testphase von 4 auf 2 Wochen kürzen, steigt das Risiko für Produktionsfehler um X%"
- "Die letzten Male, als wir Aufgaben beschleunigt haben, mussten wir nachher 50% mehr Zeit für Nacharbeit investieren"
- Nutze Analogien:
- "Das ist wie bei einer Schwangerschaft - 9 Frauen können kein Baby in einem Monat zur Welt bringen"
- "Wenn wir 200 km/h statt 100 fahren, kommen wir theoretisch schneller an - aber das Unfallrisiko steigt dramatisch"
- Biete einen Kompromiss an:
- "Ich verstehe die Dringlichkeit. Lassen Sie uns gemeinsam schauen, welche Aufgaben wir optimieren können und wo wir absolut keine Abstriche machen dürfen."
- "Wie wäre es, wenn wir die kritischsten Features zum ursprünglichen Termin liefern und den Rest staffeln?"
Deine Aufgabe ist es, die Realität darzustellen und Optionen anzubieten. Die Entscheidung liegt beim Management - aber sie sollte auf Basis korrekter Informationen getroffen werden.
Hat dein Chef einen bestimmten Grund für die Termindringlichkeit? Manchmal hilft es, den Hintergrund zu verstehen, um bessere Lösungen zu finden.
Hinweise für Mitleser:
- Dieses Forum ergänzt den Kurs "Projekte planen mit Excel", der auch die genannten Excel Vorlagen enthält. Weitere Infos dazu gibt es -> hier
- Hier geht es zum entsprechenden Abschnitt im Kurs: Liefertermin und kritischer Pfad
- Zusätzlich hilfreich: Das magische Dreieck: Inhalt, Kosten, Zeit
- Zusätzlich hilfreich: Checkliste Termine