Aufwand für Arbeitspakete schätzen

Die Schätzung der Dauer und des Aufwands für Arbeitspakete gehört zu den herausforderndsten Aufgaben im Projektmanagement. Eine realistische Einschätzung bildet die Grundlage für verlässliche Projektpläne und die Einhaltung von Zeit- und Budgetvorgaben.

Für bekannte Aufgaben hast du wahrscheinlich Erfahrungswerte. Doch wie kann man vorgehen, wenn der Umfang einer Aufgabe nur schwer greifbar erscheint? Hier findest Du einige Methoden.

Bitte beachte dabei, dass zunächst eine genaue Definition der Aufgabe notwendig ist. Ansonsten ist die Schätzung des Aufwandes wenig sinnvoll. Deshalb solltest du für solche „schwierigen“ Aufgaben jeweils eine separate Beschreibung pro Aufgabe erstellen, wie wir das im Modul „Planung“ gesehen haben.

Zur Schätzung wirst du manchmal Annahmen treffen müssen, z.B. „Die Anpassung der Webseite sollte in 2 Tagen machbar sein, wenn die bisherige Agentur die Arbeit ausführt und wenn lediglich eine weitere Seite erstellt werden soll“.

Stelle sicher, dass diese Annahmen mit der Aufgabe dokumentiert sind.

Hier nun einige Methoden, die helfen können, den Aufwand genauer zu fassen. Es kann sinnvoll sein, mehrere Methoden zu kombinieren.

Große Aufgaben zerlegen
Teile komplexe Arbeitspakete in kleinere Einheiten: Je größer eine Aufgabe ist, desto schwieriger ist es meistens sie zu bewerten. Versuche daher, größere Aufgaben zu zerlegen, und schätze dann die kleineren Pakete individuell.

Analogieschätzung
Vergleiche die Aufgabe mit ähnlichen, abgeschlossenen Arbeitspaketen, berücksichtige die Unterschiede und passe entsprechend an. Diese Methode ist geeignet bei wiederkehrenden Tätigkeiten, und wenn Erfahrungswerte aus früheren Projekten vorhanden sind.

T-Shirt-Size Schätzung
Diese Methode ist oft am Anfang geeignet, um einen schnellen Überblick zu bekommen. Arbeite mit groben Größenkategorien wie S, M, L, XL statt mit absoluten Zeitwerten. Was jede Größe in etwa bedeutet, kannst du für dein Projekt festlegen – in unserer Aufgabeliste findest du einen Vorschlag. Die Methode erlaubt zunächst vor allem einen Vergleich zwischen den einzelnen Themen.

Drei-Punkt-Schätzung
Die 3-Punkt oder PERT-Methode ist genauer, aber auch aufwändiger.
- Schätze dazu drei Werte für den Aufwand: optimistisch, wahrscheinlich, pessimistisch
- Berechne dann den gewichteten Durchschnitt: (Optimistisch + 4×Wahrscheinlich + Pessimistisch) ÷ 6
Die Methode reduziert das Risiko von zu optimistischen Schätzungen. Wenn du alle Eingangsdaten kommunizierst, gibt dieser Ansatz auch Einblick in die Unsicherheit der Schätzung: wie weit liegen optimistische und pessimistische Schätzung auseinander?
Ohne Einblick in die Eingangsdaten kann die Methode allerdings auch den falschen Eindruck einer Genauigkeit befördern, die in Wirklichkeit gar nicht vorhanden ist.
PERT steht für "Program Evaluation and Review Technique" und ist eine Projektmanagement-Methode, die in den 1950er Jahren für die US-Navy entwickelt wurde.

Parametrische Schätzung
Diese Methode basiert auf messbaren Parametern (z.B. Anzahl Vorträge, Zeilen Code pro Stunde). Multipliziere die Parameter mit dem Umfang: z.B. 8 Vorträge mit je 6 Stunden Aufwand ergibt ~50 Stunden. Der Ansatz eignet sich vor allem für standardisierte, messbare Arbeit – er erfordert jedoch verlässliche historische Daten

Planning Poker
Die Planning Poker Methode wird im Team durchgeführt. Jeder schätzt für sich den Aufwand und schreibt eine Zahl auf. Dann werden die Schätzungen aufgedeckt und verglichen. Stark abweichenden Schätzungen werden diskutiert, und das Team einigt sich auf einen Konsens-Wert. Diese Methode nutzt kollektives Wissen und kann durch die Diskussion helfen, versteckte Annahmen und Missverständnisse aufzudecken.

Umgang mit Unsicherheiten
Auch mit den besten Methoden werden Unsicherheiten bleiben – wie kannst du damit umgehen? Hier einige Tipps:

- Bewerte das Risikopotenzial jedes Arbeitspakets - wir hatten das Thema bei der Risikoanalyse betrachtet.
- Füge Puffer für Unvorhergesehenes ein, und wende unterschiedliche Zuschläge je nach Risikoklasse an.
- Gib bei deinen Schätzungen die mögliche Bandbreite als Bereich an (z.B. 10-15 Tage) - so kommunizierst du die unvermeidliche Ungenauigkeit der Planung. Verenge die Bandbreite mit zunehmendem Wissen.