Wie schreibt man eine wirklich gute E-Mail? Mit diesen 10 Tipps kannst Du mehr bewirken, Deine Produktivität optimieren. Denn wir alle schreiben viele emails – da sind auch scheinbare Kleinigkeiten wichtig! Immerhin die eigenen von „gut“ nach „besser“ zu optimieren – das macht einen Unterschied!
Im Video hier neben und auf dieser Seite findest Du meine 10 Top-Tipps um bessere emails zu schreiben. Die kompakte pdf Checkliste zum download hier: <click>
Zum Start: der/die Empfänger haben nur begrenzt Zeit und Aufmerksamkeit haben für Deine Nachricht – deshalb solltest Du mit dieser Zeit sparsam und respektvoll umgehen.
1) Info oder Aktion?
Schon bevor Du überhaupt das erste Wort tippst sollte klar sein: WAS möchtest Du mit Deiner email erreichen? Meistens wirst du andere Personen entweder informieren, oder zu etwas Auffordern, also eine Aktion erreichen wollen. Das sollte der Empfänger möglichst sofort erkennen können:
- Wenn eine Sache zur „zur Info“ ist schreibe ich das gerne schon gleich im Betreff dazu, oder im ersten Satz, damit ist dann auch klar, dass keine Antwort erwartet wird.
- Und wenn Du eine Aktion vom Empfänger erreichen möchtest: komm zum Punkt, und schreibe möglichst am Anfang, um was es geht. So machst Du es anderen leichter, Deine Anfrage einzuschätzen oder einzuplanen
2) Die CC-Regel
Bei diesen „Aktions“-e-mails ist dann auch der Empfängerkreis wichtig und die sogenannte cc Regel:
- Schreibst du Personen direkt an? => das ist die „An:“ Zeile
- Oder nimmst du Empfänger lediglich in Kopie? => das ist die „cc:“ Zeile
Das ist ein echter Unterschied, denn von Personen in der „An“ Zeile erwartest Du normalerweise eine Reaktion. Alle anderen werden lediglich über den Vorgang informiert.
Natürlich solltest Du auch schauen, dass der Verteilerkreis an sich stimmt, also diesen Erweitern, falls jemand fehlt. Oder Reduzieren, um Deinen Kolleginnen und Kollegen unnötige e-mails zu ersparen. Nutze die „Allen Antworten“ Funktion nicht blind, sondern sortiere nochmal: wer benötigt diese Info?
Ein Tipp, falls jemand fehlt im Verteilerkreis, aber Du aktuell eigentlich nichts zum Thema beizutragen hast: hier ist ein „allen Antworten“ angebracht, am einfachsten mit ++ und dem Namen, ohne weiteren Text. Damit bekommt dann der Kollege oder die Kollegin ab sofort die Konversation mit. Falls du Outlook verwendest, kannst du dazu einfach das @ Zeichen tippen und die ersten paar Buchstaben des Namens, dann wird der Rest automatisch ergänzt und die Adresse oben eingefügt.
(3) Klarer Betreff
Der Betreff ist natürlich wichtig, um schnell klarzustellen um was es hier geht. Das hilft dem Empfänger
- beim Einschätzen, was mit Deiner E-Mail zu tun ist, und
- bei der Ablage und Nachverfolgung des Themas, und auch
- falls jemand später per Suchfunktion dieses Thema wiederfinden möchte
Also nimm Dir die paar Sekunden, um den Betreff sauber zu formulieren, oder auch bei Bedarf zu ergänzen, falls Du antwortest und deine Vorgänger beim Betreff nicht sauber gearbeitet haben. Hier ein paar Beispiele – und wie es vielleicht besser gehen kann.
Re: Fwd: Messe ➔ Messeplanung - Klärung Standaufbau
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Frage ➔ Benötige Hilfe zur neuen Preisliste Auch das ist ein Beitrag, um mit der Zeit der Empfänger sparsam und respektvoll umzugehen. Komplett umschreiben würde ich den Betreff beim Antworten übrigens nur wenn es nicht anders geht, ich versuche meistens mit Erweiterungen oder Änderungen zu arbeiten, damit der Bezug zur vorherigen E-Mail erhalten bleibt.
(4) Inhalt und Struktur
Hier ist der wichtigste Punkt: Deine Nachricht sollte einfach konsumierbar sein! Also: verwende klare Worte, eine saubere Struktur, und vor allem: fasse Dich so kurz wie möglich. Weniger Text = weniger Zeitverbrauch beim Tippen und beim Lesen. Was mir dabei am meisten hilft: Unterpunkte verwenden.
Wer liest gerne so einen Text? Übersichtlicher und kürzer wird es mit Unterpunkten:
Für Outlook-User: STRG/SHIFT/L für Liste, oder natürlich die Taste oben im Menü, oder einfach einen Strich am Zeilenanfang tippen. Das ist oft eine super Möglichkeit, um mehr Struktur und Kürze in eine E-Mail zu bekommen – und auch Deine Gedanken zu sortieren. Scheue Dich nicht Deine mühsam eingetippten Worte wieder zu löschen wo es sinnvoll ist – kürzer ist besser! Und:
- Wenn es Terminvorgaben gibt, mache sie sichtbar, wenn es Fragen gibt, stelle sie präzise…und helfe dem Empfänger womöglich beim Beantworten
- Wichtige Worte kann man auch mal mit fetter Schrift hervorheben, per Tastatur mit STRG/SHIFT/Pfeiltasten das Wort markieren …und dann STRG/SHIFT/F für Fettdruck.
- Auch Absätze können helfen, den Inhalt zu strukturieren
- Einheitliche Schriftart verwenden (Formate löschen mit Ctrl/Shift//N für neutral)
4) E-Mail für längerfristig wichtige Inhalte?
E-Mails haben meistens keinen definierten Ablageort – sind daher oft schwer wiederzufinden, zudem kann man nicht wirklich gemeinsam an E-Mail-Texten arbeiten. Daher: wenn Du ein Thema hast wo Aufbauen statt wegwerfen angesagt ist: schaffe einen Infospeicher außerhalb des E-Mail Systems, z.B.:
- Ein geteiltes Dokument in einem für alle erreichbaren Verzeichnis
- Eine gemeinsam bearbeitbare Seite, z.B. ein internes Wiki
- Für kleine Teams tut es auch ein gemeinsames OneNote Team-Notizbuch. Eine Anleitung dazu findest Du hier.
Eine solche Seite hat einige Vorteile im Vergleich zu langen e-mails, die man hin- und her schickt: sie wird im Lauf der Zeit, mit mehr Input immer besser. Und bleibt erhalten als Referenz für später.
5) Achte auf den Ton
Natürlich ist neben dem Inhalt auch der “Ton” Deiner Nachricht relevant. Du kommunizierst ja mit Menschen, aber ohne Stimme, Körpersprache und vor allem auch ohne direktes Feedback. Daher ist hier das Risiko von Missverständnissen viel größer als im direkten Gespräch – Vorsicht vor allzu knappen e-Mails. Und kritische Themen klärt man ja eh besser persönlich.
6) Korrektur / Check
Natürlich liest Du jetzt das Ganze nochmal durch und schaust auf Tippfehler und Wortdreher. Warum ist das wichtig? Man schließt zumindest unterbewusst immer von der Form auf den Inhalt und die Qualität Deiner Aussagen. Checke also: fehlt etwas? Und auch kann man noch ewas weglassen?
Sehr wichtig auch: achte darauf, den Namen Deines Empfängers richtig zu schreiben – niemand liest gerne seinen Namen mit Tippfehlern. Bei schwierigen Namen kannst du mit Kopieren/Einfügen auf Nummer sicher gehen.
(6) Ablage und Nachverfolgung
Falls das Dein Thema Nachverfolgung benötigt: lege Deine eigene E-Mail sinnvoll ab und lege sie auf „Wiedervorlage“, damit Du nachfassen kannst falls keine Antwort kommt. Wie das super strukturiert und schnell zu machen ist, kannst Du hier lernen.
7) E-Mail Anrede und Gruß (Deutsch, Englisch)
Ein schwieriges Thema, fast jeder scheint hier eine andere Meinung zu haben… Ich glaube ein Richtig und Falsch gibt es gar nicht, mein Tipp wäre: wende das Chamäleon-Prinzip an: passe Dich einfach an die übliche Anrede und Grußformel Deiner Umgebung bzw. Deiner Gesprächspartner an. Hier einige Beispiele:
Wenn es angebracht ist, finde ich auch gut am Anfang der e-mail mit einem „Danke“ zu starten…und auch die Anrede ganz wegzulassen, wenn man am gleichen Tag mehrere Nachrichten mit dem gleichen Personenkreis austauscht – im Gespräch sagt man ja auch nicht immer wieder ständig neu „Hallo“…
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