In einer Welt voller Ablenkungen und drängender Aufgaben ist eine effektive Organisation der Themen wichtiger den je. Wie kann man den Überblick behalten, wenn ständig neue Themen auftauchen?
Traditionelle To-Do-Listen zielen darauf ab, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit zu priorisieren. Sie stoßen aber oft an ihre Grenzen – vor allem, wenn sehr unterschiedliche Themen in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht werden sollen. Ist beispielsweise die Budgetplanung wichtiger oder die nächste Lerneinheit meiner Weiterbildung?
Ein flexiblerer Ansatz
Hier setzt die Backlog-Methode an – eine flexible Lösung, um Überblick und Fokus zu behalten.
Anstatt die Themen strikt nach Dringlichkeit zu ordnen, werden sie in einem oder mehreren „Backlogs“ gesammelt – Listen mit ähnlichen Aufgaben, die darauf warten, erledigt zu werden. Sobald du Zeit hast, beginnst du mit einem Thema aus dieser Liste. Diese Flexibilität lässt dich je nach Situation und Priorität entscheiden, welche Aufgaben du als nächstes in Angriff nimmst.
Was bedeutet das konkret?
Lege dir beispielsweise eine Liste mit Lernthemen an. Wann immer du im Tages- oder Wochenablauf Zeit und Energie zum Lernen hast, arbeitest du am nächsten Thema auf der Liste. Oder du sortierst die Liste einfach nach deinen aktuellen Bedürfnissen um. Vielleicht hast du auch ein Backlog für längere Youtube-Videos, die du interessant findest, aber noch nicht anschauen konntest. Oder natürlich ein Backlog für deine Projekte A, B und C.
So kannst du deine Themen gruppieren und je nach verfügbarer Zeit abarbeiten. Und wenn „Projekt B“ zu langsam vorankommt, kannst du mehr Zeit einplanen, um an seinem Backlog zu arbeiten.
Mein hilfreichstes Backlog
Mein hilfreichstes Backlog ist meine „Lesen“-Liste in Outlook. Ich habe mir einfach einen Ordner dafür angelegt. Dorthin verschiebe ich E-Mails, die im Laufe des Tages eintreffen und die ich erst irgendwann lesen muss. Statt meine eigentliche Arbeit ständig dafür zu unterbrechen, erledige ich „Lesen“ blockweise.
Wann ist die Backlog-Methode ungeeignet?
Wenn Dinge zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein müssen, ist der eher unverbindliche Eintrag in ein Backlog nicht unbedingt hilfreich. Dafür würde ich eher Zeitblocks im Kalender reservieren.
Welche Tools gibt es, um Backlog-Listen zu führen?
Die Methode ist nicht an bestimmte Tools gebunden. Eine einfache Liste in Notepad oder OneNote reicht aus. Ich führe mein persönliches Backlog in Microsoft Todo, mein E-Mail „Lesen“ Backlog in einem entsprechenden Verzeichnis in Outlook, und mein Youtube „Anschauen“ Backlog in einer dafür angelegten Youtube Liste.
Alles in allem…
Je nach Arbeitsweise kann die Backlog-Methode eine flexible und organisierte Möglichkeit bieten, den Überblick über die eigenen Aufgaben zu behalten – ohne von endlosen To-Do-Listen erschlagen zu werden. Sie ist eher für wenig zeitkritische Themen zu empfehlen.
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